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Installation du logiciel

Configuration du programme

Utilisation du programme

Les modèles de documents

Divers

 

Règlement des factures :

Les factures peuvent être payées en plusieurs fois et en plusieurs modes de règlement.

Suite à l'enregistrement d'une facture ou après avoir réouvert une facture et cliqué sur le bouton continuer de la fenêtre facture, la fenêtre suivante s'affiche :

 

 

Si cette facture n'est pas réglée immédiatement, utilisez le cadre règlement à échéance. Cochez la case Echéance. Une date d'échéance est calculée automatiquement en fonction du délai entré dans la configuration de votre entreprise mais vous pouvez modifier manuellement cette date:

 

 

Si cette facture est réglée immédiatement, utilisez le cadre règlement comptant:

 

 

Sélectionnez le mode de règlement. Si vous sélectionnez un mode de règlement autre que Espèces, le montant de la facture s'affiche dans le cadre somme versée mais si cette facture est payée en partie, modifiez cette valeur en fonction du règlement. Si vous sélectionnez Espèces, entrez la somme versée dans le cadre correspondant et la somme à rendre s'affiche dans le cadre Somme à rendre. Si le règlement de cette facture subit des frais de transaction, cochez la case Frais de transaction et entrez le montant des frais.

 

Dans le cas de l'utilisation du programme en gestion de caisse rapide type supermarché, le mode de règlement par défaut sera Espèces et vous pouvez sélectionner les autres modes disponibles à l'aide de raccourcis clavier numérique /1 à /9. Dans ce mode toutes les opération courantes effectuées à partir de cette fenêtre peuvent être effectuées à l'aide du clavier numérique sans utilisation de la souris.

 

Cliquez ensuite sur le bouton Valider. Ceci va clôturer le document et à moins que vous ayez décoché Edition facture automatique, la facture va s'afficher dans la fenêtre d'édition. L'édition du document dans la fenêtre d'édition permettant l'impression se fait automatiquement si la case Edition facture automatique est cochée sinon vous pouvez utiliser le cadre édition du document (notamment en cas de réouverture d'un document déjà enregistré : duplicata de facture ou réimpression d'une facture acquittée suite au règlement etc..). Le cadre édition du document vous permet de changer le modèle de document sélectionné. Vous pouvez par exemple préférer utiliser un modèle simplifié économisant les consommables d'impression pour tous les documents à usage interne.

 

Un bouton Fiche client vous permet d'ouvrir la fiche du client à partir de cette fenêtre et le bouton Ajouter dans le cadre dossier client vous permet de rajouter une note en rapport avec cette facture dans le dossier du client (voir rubrique concernant les fiches client).

 

Le cadre Ticket vers facture est utilisé si vous utilisez le programme en mode gestion de caisse rapide avec impression de ticket (désactivé sinon) et qu'un client vous demande une facture pour sa comptabilité. Le ticket va alors être  modifié en facture à son nom. Dans ce cas bien que pour vous cette vente reste associée au client-caisse anonyme, vous pourrez imprimer une facture à son nom qui sera valable pour sa comptabilité. Le numéro du document facture étant le même que le document ticket ayant servi à créer cette facture il s'agit donc bien d'une facture numérotée conforme en tant que telle aussi bien du côté de votre client que du vôtre. La seule différence est que cette facture reste associée pour vous au client-caisse et non à un client nommé. Si vos utilisez le programme en gestion de caisse rapide avec impression de ticket vous devez simplement imprimer les factures issues de ticket en double exemplaire (ou enregistrer une copie d'impression à l'aide d'une imprimante pdf). Le plus simple étant de créer des modèles d'impression doubles (voir rubrique concernant la création des modèles de document)

 

Une fois le document clôturé cliquez sur le bouton Fermer.

 

Note : Si vous êtes arrivé à cette étape à partir de la création d'une nouvelle facture et non pas la réouverture d'une facture déjà enregistrée, vous ne pouvez pas fermer cette fenêtre sans clôturer le document d'une manière ou d'une autre qu'il y ait règlement ou pas. En cas de nécessité d'annuler  une vente à ce stade (découverte d'une erreur rétractation du client etc..) vous devez clôturer ce document en validant une échéance de paiement (au jour même par exemple) et cliquez sur Fermer. Dans la barre d'outil principale du programme, cliquez sur le bouton Réouvrir ce qui a pour effet de réafficher la facture. Transformez cette facture en avoir et cliquez sur le bouton Enregistrer puis clôturer le document avec règlement à la même échéance. Vous avez réalisé une opération blanche sans anomalie au niveau de votre comptabilité (numérotation continue des documents) ni au niveau du stock.


 

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