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Installation du logiciel

Configuration du programme

Utilisation du programme

Les modèles de documents

Divers

 

 

Facture, devis, prise de commande :

 

La même fenêtre est utilisée pour créer une nouvelle facture, devis ou pour enregistrer une commande. Seuls certains éléments seront ou non actifs et certains textes de bouton peuvent changer en fonction du type de document ou du statut du document.

 

Grâce aux raccourcis clavier numérique il est possible de saisir un document complet sans utiliser la souris.

 

Facture :

Cliquez sur le bouton Facture de la barre d'outils ou tapez /1 au clavier pour afficher la fenêtre de saisie d'une nouvelle facture.

 

Devis :

Cliquez sur le bouton Facture de la barre d'outils ou tapez /2 au clavier pour afficher la fenêtre de saisie d'un nouveau devis.

 

Commande :

Cliquez sur le bouton Commande => Nouvelle commande de la barre d'outils ou tapez /3 au clavier pour afficher la fenêtre de saisie d'une nouvelle commande.

 

Ticket :

Raccourci /0 Utilisation du programme en mode caisse rapide type supermarché : Lecture optique + clavier numérique et possibilité d'effectuer toutes les opérations sans recours à la souris.

 

Ticket de caisse :

Tapez /0 au clavier pour afficher la fenêtre de saisie en mode caisse rapide de type supermarché et utilisation du client caisse.

 

La fenêtre de saisie de facture/devis/commande.

 

Entrez le nom ou le début du nom de votre client dans la case Nom. A partir de la 3ème lettre lorsque vous cessez la frappe le programme va chercher en base de données si un client de ce nom ou ayant une grande similitude de nom existe déjà dans la base de données et si oui vous proposera de choisir dans une liste ou de créer un nouveau client.

 

Le client existe déjà :

Si le client existe déjà ou si une ou plusieurs similitudes ont été trouvées à partir du début de nom entré, une liste va s'afficher pour vous permettre de sélectionner ce client :

 

 

Si aucun des clients figurant dans la base ne correspond, cliquez sur le bouton nouveau.

 

Le client n 'existe pas :

S'il s'agit d'un nouveau client ,une nouvelle fiche client va s'afficher.

 

 

Remplissez la fiche et cliquez sur le bouton Enregistrer (pour plus de détails sur cette étape voir : Fiche client). Une fois la fiche client remplie, cliquez sur le bouton Enregistrer ce qui aura pour effet d'enregistrer le client dans la base de données et de retourner à la fenêtre du document dont la partie client est maintenant à jour.

 

 

Il existe 4 manières d'introduire des lignes dans le document à partir de cette fenêtre :

  • Saisie directe au clavier d'une référence locale ou produit.

  • Saisie des références au lecteur optique.

  • Saisie par recherche dans le catalogue (bibliothèque de prix).

  • Entrée d'une ligne manuellement sans aucun lien avec votre catalogue ou bibliothèque de prix.

Il est possible de changer de mode de saisie directement par les raccourcis clavier /1 /2 /3.

1 : Saisie directe au clavier d'une référence locale ou produit (mode actif par défaut ou après avoir tapé /1 ou cliqué dans le champ Référence): Le focus s'étant positionné automatiquement sur le champ Référence, entrez au clavier la référence à insérer dans la ligne de la facture puis tapez * puis le nombre (si différent de 1). Tapez ensuite sur la touche Entrée du clavier ou cliquez sur le bouton Ajouter. Selon votre choix vous pouvez entrer des références locales ou de références produit éventuellement avec un lecteur de code barre bien que dans ce cas il soit préférable d'utiliser la méthode No 2.

 

2 : Saisie des références avec un lecteur optique. C'est le mode de saisie rapide permettant d'utiliser le programme en gestion de caisse de type supermarché accessible après avoir tapé /2 ou cliqué sur le bouton Code barre.

La boîte de dialogue de saisie s'affiche :

 

 

Scannez le code barre de l'article celui-ci est mémorisé immédiatement. Si l'article est unitaire scannez le deuxième article. Pour multiplier la saisie tapez * nombre. Pour corriger une erreur de saisie (du nombre par exemple) tapez *0 ce qui aura pour effet d'effacer la dernière entrée. Une fois tous les articles scannés appuyez sur entrée ou cliquez sur Terminer. Si besoin vous pouvez reprendre la saisie en tapant à nouveau /2. Ceci permet d'actualiser le document pour vérifier quelque chose puis de reprendre la saisie des articles.

 

3 : Saisie par recherche dans le catalogue : Cliquez sur le bouton Catalogue ou tapez /3 ce qui aura pour effet d'ouvrir le catalogue :.

 

 

Naviguez dans la colonne de gauche du catalogue jusqu'à la référence à insérer. Pour insérer une référence vous pouvez soit double cliquer sur celle-ci dans la liste de gauche soit après avoir sélectionné la référence à partir de la liste de gauche cliquer sur le bouton Valider. La fenêtre du catalogue va se fermer et la référence se retrouvera dans le champ Référence du document en cours. Vous pouvez alors cliquer sur le bouton Ajouter ou taper Entrée ou taper * nombre pour insérer la référence avec le nombre voulu dans la ligne en cours du document.

Voir les rubriques correspondantes pour connaître toutes les fonctionnalités du catalogue.

 

4 : Entrée d'une ligne manuellement sans aucun lien avec votre catalogue ou bibliothèque de prix : Cliquez sur le bouton Nouvelle ligne ce qui activera les champs à saisir de la ligne. Entrez la quantité, la référence, la désignation, le prix de base, le taux de remise (1 par défaut), le taux de tva si différent de votre taux par défaut, le type de produit et cliquez sur le bouton Valider. Le bouton Annuler vide et referme la ligne sans l'enregistrer dans le document.

Le bouton éditer permet de saisir la désignation sous la forme d'un paragraphe et non d'une simple ligne. La fenêtre suivante s'affiche avec éventuellement la désignation déjà saisie:

 

Vous pouvez alors entrer une désignation plus compète avec une description. Si le document en cours de création est un devis, le bouton Description est actif et si vous cliquez dessus la totalité du champ description de cette référence dans le catalogue sera ajoutée. Cette fonctionnalité sera mise à profit pour la création de devis rédigés (prestations de services, travaux, bâtiment, etc..) conjointement au choix du modèle de document approprié. (voir rubrique correspondante).
 

Le champ Taux de remise manuel permet d'appliquer un taux de remise global pour toutes les lignes du document (sauf les éventuels frais d'expédition saisis à l'aide de la fonction de calcul automatique des frais d'expédition voir rubrique correspondante). Vous pouvez entrer un taux de remise de 10% indifféremment d'une des manières suivantes : 0.9, 10%, -10% le résultat sera le même.

NOTE : un taux de remise a pu être entré automatiquement en fonction du type de client (particulier, professionnel, association, etc..) si vous utilisez cette fonctionnalité  (voir rubrique correspondante).

 

Le bouton Recalculer permet de mettre à jour le résultat du document (calcul des taxes et totaux). Même si vous n'utilisez pas ce bouton le document sera toujours remis à jour à l'enregistrement. Ceci évite simplement une perte de temps du au calcul du résultat à chaque nouvelle ligne dans le cas d'un document de grande longueur.

 

Le bouton Supprimer permet de supprimer une ligne après sélection de celle-ci.

 

Le bouton Calcul auto du cadre Frais d'expédition permet de calculer automatiquement si besoin les frais d'expédition en fonction des paramètres de chacune des références et du mode d'expédition choisi (voir rubrique correspondante)

 

Les boutons du menu de droite :

 

Les bouton de ce menus ne sont actifs que si la fonction correspondante est disponible en fonction du document et de son statut.

Fichier :

Enregistrer : permet d'enregistrer provisoirement un document en cours pour pouvoir le reprendre ultérieurement et éventuellement sur un autre poste. Le document est enregistré en tant que fichier mais pas dans la base de données. Cette fonction est utile en cas de travail long sur un devis que l'on ne peut pas finir immédiatement et qui devra être repris plus tard ou pour libérer le programme dans le cas d'un client demandant une réflexion ou autre et pour pouvoir traiter un autre document dans l'attente.

 

Restaurer : Permet de rouvrir un document qui avait été provisoirement enregistré pour le reprendre. Attention à la gestion du stock : votre stock peut avoir changé entre l'enregistrement provisoire du document et sa réouverture. Les fonctions d'enregistrement provisoire et restauration sont plutôt destinées aux devis et prises de commande qu'aux factures.

 

Transformer en :

 

Facture, Commande, Devis : Il s'agit des fonctions classiques de transformation d'un document en un autre. Par exemple un devis est transformé en commande (avec éventuellement des modifications par rapport au devis initial) puis en facture. Autre exemple au cours d'une vente un client demande un délai de réflexion; la facture en cours de création sera alors transformée en devis etc..

Avoir : Ce bouton sert principalement dans le cas où il est nécessaire de procéder à un remboursement total ou partiel d'une facture. Il suffit de rappeler le document puis de cliquer sur le bouton Avoir pour que toutes les quantités (et donc les montants) passent en négatif. Dans le cas d'un avoir partiel vous pouvez supprimer des lignes ou modifier les quantités. Dans tous les cas le stock suivra le retour des marchandises et restera toujours juste. (voir dans la rubrique concernant le paiement comment sera géré le remboursement d'une facture selon que celle-ci ait été déjà payée ou non). Dans le cas exceptionnel où il serait nécessaire de retransformer un avoir en facture (??) il faut à nouveau utiliser le bouton Avoir pour inverser à nouveau les quantités qui redeviendront donc positives.

 

Exécution commande : N'est actif que si le document est une commande enregistrée. Ce bouton exécute la commande (transformation en facture) en la supprimant du carnet de commandes. (voir rubrique correspondante).

 

Annuler tout : permet d'annuler totalement le document en cours si celui-ci n'est pas déjà enregistré en base de données. Une confirmation est demandée.

 

Fermeture :

Enregistrer : Enregistre le document en base de données et passe à l'étape suivante en fonction du type de document et de son statut. Par exemple fenêtre de règlement pour une facture non encore payée. La même action se produit en entrant /9 au clavier numérique.

 

Modifier : Enregistre les modifications apportées à un document déjà enregistré en base de données en fonction du type de document, de son statut et des autorisations en cours (il est toujours possible de modifier une commande mais pas forcement une facture).

 

Modèle de document : Ce bouton permet de sélectionner directement à partir de cette fenêtre le modèle d'impression du type de document actif ce qui est utile dans le cas d'un type de document dont l'action sur le bouton Enregistrer lance directement la fenêtre d'édition du document imprimable : (devis, commandes). Et ceci seulement dans le cas où il est nécessaire d'utiliser un modèle de document différent de celui actuellement chargé. (Voir rubrique correspondant à l'édition et à la sélection des modèles d'impression).

 

Un exemple de facture :

 

Réduction de la fenêtre :

Comme toutes les grandes fenêtres de ce programme, un double clic sur le bandeau de gauche enroule la fenêtre sans la fermer. A nouveau un double clic sur le bandeau la déroule. Ceci en plus de l'utilisation du bouton de réduction de la fenêtre en icône qui reste disponible.